Maxima panustab digitaliseerimisse, et olla ettevõttena efektiivsem

Tänases digitaalses maailmas on ettevõtetel suurepärane võimalus muutuda efektiivsemaks automatiseerides erinevaid ettevõttesiseseid protsesse. Seda teeb jõudsalt ka tuntud jaekett, kelle suurim eesmärk on tagada klientidele parimad hinnad turul ning selle üheks tingimuseks on ka kuluefektiivsus nii ettevõttesiseselt kui ka kaupluste tasandil. Loe edasi, kuidas digitaalsed lahendused ettevõttele kasuks on tulnud.

Võimekas personaliprogramm aitab halduskoormust vähendada

Maximas töötab umbes 3200 töötajat üle Eesti. Enamik neist on ametis kauplustes, logistikakeskustes ja tootmisüksustes. Kontoris töötab 240 inimest, mis katab palju erinevaid valdkondi nagu personal, müük, ost, turundus ja kommunikatsioon ning IT. Lisaks ka finants, juriidika ning turvateenistus. Kokku on meie peakontoris 127 ametikohta. See on suur hulk inimesi, kelle koolitamiseks, dokumentide ja andmete haldamiseks, töötundide, puhkuste ning palga arvestuseks kuluks palju inimtöötunde, kuid Maxima on otsustanud suure osa neist protsessidest digitaliseerida. Peamine võit digitaliseerimisest on protsesside täpsus, usaldusväärsus, halduskoormuse vähenemine ning kontrollitavus.

Maxima digilahenduste keskmes on Virosofti personaliprogramm, millega on liidetud ettevõtte erinevad andmebaasid ja mitmed tarkvarad, mis omavahelise suhtluse tulemusena hõlbustavad asjaajamist ning vähendavad halduskoormust.

„Digitaliseerimist alustasimegi 10 aastat tagasi Virosoftist. Selle väljaarendamiseks ja kasutuselevõtuks pidime kaardistame kõik ettevõtte vajadused ning andma tarkvaraarendajale selged instruktsioonid platvormi kohendamiseks lähtuvalt Maxima soovidest. Juba alguses teadsime, et tahame digitaliseerida nii palju protsesse kui võimalik. Seetõttu oli väga oluline kõik väga põhjalikult läbi mõelda ning panna paika kindlad eesmärgid. Arendused võtsid aega ja vaeva (ning võtavad veelgi), kuid on seda pingutust väärt,“ ütles Maxima Eesti personalijuht Lea Kimber.

Töötundide arvestus näo- ja sõrmejälgede tuvastusega muudab palgaarvestuse efektiivseks

Poodide, logistikakeskuse ja tootmisüksuste töötajate tasu arvestatakse töötundide järgi, aga selleks on vaja töötunnid väga korrektselt ära fikseerida. Maximas käib see näo- ja sõrmejälgede tuvastuse abil, mille teostamiseks on paigaldatud töökohtadele vastav riistvara. Lisavõimalusena saab tööaega fikseerida ka kaardiga. Ehk, tööle tulles ja lahkudes tuvastab töötaja oma isiku ning tarkvara edastab tööl oldud tunnid palgaarvestuseks Virosoftile.

„Antud lahendus on vähendanud oluliselt halduskoormust ning inimlike vigade tekkimisvõimalust. Täna näeme, et vigu töötundide arvestuses antud süsteemiga praktiliselt ei tule ning see töötab nagu kellavärk. Teiseks, varem tegi töötundide arvestust poejuhataja käsitsi, nüüd on tal aga rohkem aega poe ja oma meeskonna juhtimiseks,“ lisas Kimber.

Ettevõttesisesed e-koolitused muudavad õppeprotsessi kiiremaks

3200 töötaja koolitamine on suur väljakutse. Kõik personalitöötajad teavad, kui ajamahukas on pidada arvestust kõigi töötajate läbitud koolituste ja koolitusvajaduste kohta. Maxima suuruses ettevõttes on palju koolitusi, mis on universaalsed ja mida ei pea koolitaja personaalselt läbi viima.

Koolituste läbiviimiseks on Maxima võtnud kasutusele e-õppeplatvormi Coursy, mille abil saab iga töötaja täiendada teadmisi just endale sobival ajal ja sobivas keeles.

E-õpe on üks osa uue töötaja sisseelamisest. Täna aitab see Maximal kokku hoida 10 tundi mentori kui väärtusliku spetsilisti tööaega. Arvestades, et iga kuu lisandub ettevõttesse umbes 100 uut töötajat, siis see on suur panus efektiivsuse tõstmisel.

Loodud on nii videokoolitusi ja ka erinevaid esitlusi. Koolitused, mida e-õppena korraldatakse on väga mitmesugused. On uue töötaja koolitused, erinevad protsesside koolitused nii kaupluste kui kontori töötajatele, toodete käsitlemisõpetused, töökorralduse ja seadusandluse koolitused juhtidele, tööohutuse ja töökorralduse reeglite õpe uutele töötajatele jpm. Programmi kasutab aktiivselt 94% töötajatest.

Coursy on ühendatud personaliprogrammiga Virosoft, mille abil on võimalik töötajatele  edastada vajalikke koolituskutseid ning kontrollida ka erinevate testidega koolituste läbimist ning info omandamist. Seega saab nii töötaja kui tööandja veenduda, et kõik tööks vajalik on omandatud.

Sisekontroll Zenput´ga võimaldab tootekvaliteediga seotud muresid kiiremini lahendada

Sisekontrollide läbiviimisel kasutab Maxima veebiplatvormi Zenput, kuhu on võimalik lisada vajaduspõhiseid kontrollküsimustikke koos piltidega. Eelkõige kasutatakse platvormi operatiivseks poodide kvaliteedikontrolliks. Platvormile lisatud infot jälgivad nii poodide juhid kui ka kvaliteediosakond.

Näiteks kui mõnes poes on tuvastatud mõnd toodet puudutav kvaliteediprobleem, siis lisades platvormile pildi ja teksti on kõik vajalikud inimesed ühtses infoväljas ja saavad hakata probleemi lahendama. Kontrolli tulemused saadetakse automaatselt vastutavatele isikutele, kes saavad vajadusel täiendavaid meetmeid rakendama hakata. Kui kontrollitav on puudused likvideerinud, kantakse info koos tõendusmaterjaliga kontrollküsimustiku puuduse juure.

Personaliotsing läbi Teamdashi võimaldab tiimil keskenduda rohkem inimestele kui protsessidele

Maxima suurusega ettevõttes on alati käimas väga palju töökonkursse. Pidevalt on vaja uusi poetöötajaid, logistikuid, müügiinimesi, turundajaid jne. Täna aitab uusi töötajaid leida personalitööriist Teamdash, mille abil enamik protsesse on automatiseeritud.

Pärast töökuulutuse sisestamist Maxima veebilehele läheb see Teamdashi abil üles Töötukassa, CV-Online ja CV Keskuse tööotsinguportaalidesse. Lisaks võimaldab programm asünkroonseid videointervjuusid ning ettevõttesisese professionaalse talendipanga loomist. Vähenenud on ühele värbamisprojektile kuluv aeg ning minimeeritud topelt tegevused, mis võimaldab personalitiimil keskenduda rohkem inimestega suhtlemisele.

Mobiilised lahendused muudavad ostukogemuse kliendi jaoks mugavamaks ja tagavad kauplusele kuluefektiivsuse

Päris uue lahendusena pakub Maxima lahtiselt müüdava toidu koostisosade tuvastamist QR koodilt. Skaneerides lahtise toidu müügileti juures olevat QR koodi on kliendil võimalik tutvuda toote infoga ja vaadata, milliseid koostisosi, sh ka allergeene toode sisaldab. Teatud toodete puhul on näha ka kaloraaž. Seega saab iga klient toodete kohta väga täpse ja asjakohase info otse ostukohal. 

Lisaks toob jaekett välja, et senised investeeringud ja pingutused Maxima äpi arendamisel ja selle kliendini viimisel on olnud kiiduväärt. 2023. aasta andmete põhjal saab öelda, et äpikasutajate arv on olnud pidevas kasvutrendis ning seetõttu ka äpi kaudu tehtud ostude arv pea kahekordistunud võrreldes 2022. aastaga. Seetõttu saab öelda, et Maxima kliendid on äpi, kui kõige kiirema ja mugavama ostlemisviisi Maxima kaupluses, kenasti omaks võtnud. Huvitava faktina saab välja tuua, et kõige usinamad äpikasutajad käivad Tallinna suurimates XXX Maxima kauplustes, aga ka näiteks pisikeses Kiili kaupluses Tallinna külje all.

 „Ühe ettevõtte digitaliseerimine ei saa kunagi valmis. Programmid ja tarkvarad arenevad  ning muutuvad ka ettevõtte vajadused. Pidevalt on vaja midagi uuendada ning ajaga kaasas käia. Jätkame digitaliseerimisega kindlasti, sest tänaseks tehtu põhjal saame öelda, et ettevõtte võit sellest on suur,“ ütles Lea Kimber lõpetuseks. Tulevikuvaates panustab ettevõte jätkuvalt edasi ka äpi arendamisele, sest automaatsed süsteemid aitavad lisaks ettevõttesiseste protsesside efektiivseks muutmisel pakkuda kuluefektiivsust ka kaupluste tasandil.